Orden i kaos – styr på arbejdsdagen

Kurt Strand og Michael Kongsted har samen skrevet en bog med det ambitiøse mål ”at nå dagens opgaver inden for arbejdstiden uden stress og jag”. Opskriften er overblik, planlægning og struktur. Læs min konklusion sidst i denne lille anmeldelse.

Bogen er opdelt i tre hovedafsnit: i første del gives en beskrivelse af en række teorier; i anden del er der en række praktiske råd og i tredje del er der interviews med personer, som har gennemgået en udvikling, der har gjort dem bedre i stand til at styre deres tid.

Del 1

Generelt er der i bogen ganske mange citater. De er fremhævet på samme måde, som man i dag i aviser ikke kan se en lidt længere artikel uden der er fremhævet en eller flere afsnit. Det kunne jeg godt undvære i en bog. Fordelen ville være større ro og færre læserforstyrrelse – egentlig et ydmygt ønske for en lærebog i klog tidsanvendelse.

Første dels gengivelse af teorier virker som en dans på stedet. Ikke særlig spændende, men OK at læse. De bedste dele er efter min mening omtalen af ”vanetrappen” – hvordan ændrer vi mennesker vaner. Den sidste del i afsnittet handler om afbrydelser og tidsrøvere og indeholder en ganske fin oversigt over det, der stjæler vores tid.

Del 2
Midterdelen – del 2 – indeholder en række værktøjer. Jeg tror mange har det som jeg, at vi leder efter værktøjer, der kan hjælpe os. Og denne del kunne med fordel udvides på bekostning af første og sidste del af bogen.

Blandt de gode råd henter forfatterne et fra min yndlingsforfatter, Stephen R. Covey. Det handler om at alle mennesker har en påvirkningscirkel, hvor de kan påvirke tingene. Og tillige en interesse-cirkel – her drømmes, men uden mulighed for påvirkning.
Hvis jeg bruger meget tid på t skælde ud på Obama, så bliver udbyttet næppe stort, for jeg har ingen reel mulighed for at påvirke ham. Hvis jeg satser lidt lavere og f.eks. forsøger at påvirke daske politikere – med det mål at få dem til at påvirke USA og Obama – så kan jeg måske gøre noget. Der ligger megen god energi i at være klar over, om vi er i påvirkningscirklen eller interessecirklen.

Et andet godt værktøj hedder ”orden og struktur”. Jeg ser hver dag rigtig mange skriveborde og kontorer, hvor tingene flyder. Skrivebordet er måske 3×2 meter, men der er minder end et frimærke ledig plads. Det hele er besat af bunker, løse ark osv. Statsministerens revisor, Frode Holm, forklarede forkort tid siden i Skattekommissionen, hvor han havde gemt den meget hemmelige afgørelse om Thornings skat. Svaret var ikke i et pengeskab, men midt i en meter høj stabel af papirer. Den slags er ikke effektivt – vores hjerne bliver helt forvirret af rodet og energien fosser ud af kontoret.
Der er meget at hente i orden, struktur, overblik. En anden god fidus er at skære elefanten i små bidder. Det gør den spiselig. Og på samme måde med opgaver. Deler du dem op i mindre dele, så bliver de overkommelige. Bogen giver som eksempel på en opgave: ”Inviter kernekunder til event den 9. december”. OK – men hvor skal jeg begynde og hvor skal jeg ende?

Frem med kniven. Skær til og skab klare billeder, f.eks.:

1. Træk liste over vores kernekunder i CRM-systemet.
2. Kontroller kontaktpersoner mht. evt. nye samt kontaktinfo.
3. Skriv en invitation.
4. Flet invitation med oplysninger i CRM og send ud.
5. Følg op på udsendelse.

Raketvidenskab? Nej. Praksis? Nej. Der er alt for mange opgaver, der ikke bliver delt op. Derfor er det et godt råd at indføre denne strategi. Når de enkelte opgaver brydes ned i mindre dele, så øges sandsynligheden for handling. Samtidig bliver det lettere at planlægge tidsforbruget, fordi det er lettere at få en enkelt bid ind i et travlt tidsskema end at skulle løse en kompleks opgave. Det er bedre at få sat hak ved én delopgave end at se den komplekse opgave ligge uløst på radiatoren i uge- eller månedsvis.

Blandt de gode værktøjer er også en omtale af en rigtig god prioriteringsmodel. Der angives som kilde IBT Scandinavia/PEP Worldwide – selv har jeg mødt modellen hos Stephen R. Covey. Uanset hvem der er fadder til den, så er den god. Den går ud på at du skal opdele alle opgaver i vigtigt/ikke vigtigt og i haster/haster ikke. I bogen bruges i stedet for haster/haster ikke terminologien nu/fremtid. Jeg foretrækker haster-terminologien, fordi der er mere brændende platform over den.

Denne oversigt kan du med fordel standse op ved. Læs på den. Sæt dine egne eksempler ind. Brug den i din dagligdag. Det er ikke let. Og det er ikke umuligt.

Fra værktøjskassen er der også råd om at tæmme et af tidens helt store problemdyr: mailen. Måske det vigtigste råd er, at du selv skal være varsom med hvor mange du mailer til. Hvor mange vil du forstyrre? Og skrive du så kort, klart og koncist og med en relevant overskrift? Det er et stort emne, hvor der hver dag spildes uhyggeligt megen tid all over the World. Problemet kan gøres mindre – men det skal vi hver især bidrage til.

Endelig vil jeg fra del 2 fremhæve det gode råd, der lyder: ”sig nej til afbrydelser”. Jeg har efterhånden studeret en hel del litteratur om tidseffektivitet og der er bred enighed om, at hvis du sidder og er godt inde i en problemstilling og bliver forstyrret, så tager det dig mellem 15 og 20 minutter at komme tilbage til, hvor du var før afbrydelsen. Det tal er jo skræmmende. Næsten ikke til at holde ud, at vi taber så meget tid, blot fordi en kollega lige vil sig hygge-hej. Problemet er blot, at ingen kan lide at sige, hvad der skulle siges: ”uuuud”!! Vi vil gerne være både høflige og sociale. Det er bare meget dyrt.

Hvad kan vi gøre? Der er ingen genveje. Du er nødt til at bede om ro i perioder. Indse, at du har ret til at være fredet i perioder og i andre perioder må du så være klar til at blive afbrudt. Find din egen melodi, men find den.

Del 3

I det tredje hovedafsnit er indeholdt en række interviews med mennesker, som har gennemført forbedringer på tidseffektivitetsområdet. Det er ikke et superspændene og heller ikke super velskrevet afsnit. Det burde være skåret meget tættere og være fremfært langt mere spændende.

Men ingen regel uden undtagelse. Det sidste interview – med Jan Holm fra Maersk Drilling Holdings i Singapore skiller sig ud ved at være anderledes, spændende, vedkommende og med anvendelige råd.

Bogen slutter med en ”epilog”, et interview med Peter A. G. Nielsen, der oprindeligt blev lavet til interviewserien ”Tanker til tiden” på  jyskebank.tv. Her hopper kæden helt af – det er umuligt at finde en god forklaring på, at vi en bog skal have et gammelt opkog.

Hvor mange stjerner?

Jeg giver ikke stjerner, ugler eller kokkehuer fra 1-6. Jeg vælger sort/hvid-kriteriet: Læs den ­­­­­­­­ eller læs den ikke. Synes det giver mere mening end et lettere tilfældigt antal stjerner.
Min anbefaling er: Læs den. Du kan ikke undgå at få en eller flere idéer, som kan hjælpe dig i den proces du er i gang med, eller som du vil i gang med. Men hvis d siger, at du kun vil læse én bog om tidseffektivitet, så vil jeg ikke pege på denne. Den ligger langt nede på listen. Før Orden i kaos ville jeg selv vælge  ”7 gode vaner” og ”Det vigtige først” af Stephen R. Covey; ”Ti tanker om tid”, ”Tankekraft” og ”I tide og utide” af Bodil Jönsson. Min pointe er blot, at du ikke bør nøjes med én bog. Læs adskillige og lav dit eget udtræk. Og øv dig så hver dag – det er på træningsbanen kampene vindes.

God fornøjelse. 

Fra bogens bagside:

Mailboksen sander til, skrivebordsdyngerne vokser, telefonen ringer ubønhørligt, møder trækker ud, og støj fra sniksnakkende kolleger irriterer. En typisk arbejdsdag er præget af mangel på overblik, for meget arbejde og utilfredshed med det færdige resultat. Alt for ofte hører vi om kolleger, venner eller bekendte, som netop af disse årsager er gået ned med stress. Denne bog har fokus på enkle værktøjer, enhver videnarbejder kan bruge for at rydde op, skabe orden i kaos og gøre sin arbejdsdag mere overskuelig og effektiv.

Effektivitet handler ikke om at arbejde hårdere, men om få skiftet dårlige vaner ud med gode og om at arbejde mere koncentreret og fokuseret. Målet er at nå dagens opgaver inden for arbejdstiden uden stress og jag. Overblik, planlægning og struktur er de væsentligste ingredienser, når der skal skabes orden i kaos.

Kurt Strand og Michael Kongsted gennemgår trin for trin en række enkle værktøjer, som alle kan have nytte af. Og ni videnarbejdere fra forskellige brancher fortæller om deres praktiske erfaringer med værktøjerne og de positive effekter, de har haft på deres arbejdsliv.